Làm theo đúng thứ tự bên dưới để phòng, hợp đồng, điện nước, tiền cọc và công nợ liên kết chính xác ngay từ đầu. Làm sai thứ tự thì vẫn chạy, nhưng vài tháng sau các con số sẽ không khớp nhau và rất khó truy lại.
Phòng, Hợp đồng, Phiếu thanh toán, Chỉ số điện, Chỉ số nước, Người thuê, Phương tiện, Toà nhà/dãy trọ, Báo cáo và Cấu hình.
Mọi con số trên màn hình đều được lọc theo cơ sở đang chọn. Có nhiều dãy trọ thì đổi ở đây, không cần đăng xuất.
Đưa lên trước những việc cần xử lý: phiếu quá hạn, hợp đồng sắp hết hạn, giấy tờ lưu trú sắp hết hiệu lực.
Mỗi cơ sở là một nhà trọ, toà nhà hoặc dãy phòng. Bên trong một cơ sở còn chia được thành toà nhà và dãy/tầng nếu bạn quản lý nhiều khối.
Làm bước này trước khi lập hợp đồng. Hợp đồng sẽ lấy sẵn đơn giá từ đây, bạn đỡ phải gõ lại cho từng phòng.
Nhập đơn giá một số điện, một khối nước. Nước có thể tính theo chỉ số, theo phòng hoặc theo số người.
Rác, internet, thang máy, gửi xe… Mỗi khoản chọn tính theo phòng hay theo người, rồi nhập mức thu.
Ngày đến hạn mặc định cho cơ sở. Từng hợp đồng vẫn đổi riêng được ở bước 4.
Nhập số tài khoản ngân hàng để phiếu thanh toán in kèm mã QR, khách quét là chuyển đúng số tiền và đúng nội dung.
Có hai cách. Nếu bạn đang có sẵn danh sách phòng trong một tệp Excel, hãy dùng cách thứ hai — nhanh hơn rất nhiều.
Bấm Thêm phòng, nhập tên phòng, giá, diện tích và gắn vào toà nhà/dãy nếu có. Hợp với việc bổ sung vài phòng lẻ.
Bấm Nhập nhanh, mở bảng tính của bạn, bôi đen vùng dữ liệu rồi dán thẳng vào ô nhập. Chưa có bảng tính thì bấm Tải file mẫu ngay trong trang đó.
Nhập nhanh đọc được 10 cột, chỉ hai cột đầu là bắt buộc:
| Tên phòng * | Giá phòng * | Tên khách | Số điện thoại | Ngày bắt đầu | Tiền cọc | Số điện | Số nước | Ngày thu | Nợ cũ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P101 | 3.000.000 | Nguyễn Văn A | 0901234567 | 01/06/2025 | 3.000.000 | 1250 | 320 | 10 | 4.500.000 |
| P102 | 2.500.000 | — để trống nếu phòng chưa có khách — | |||||||
3000000, 3.000.000 hay 3,000,000.Bạn không cần chép lại cả cuốn sổ. Chọn một ngày chốt sổ, rồi chỉ đưa lên tình hình tại ngày đó: phòng nào có ai ở, cọc đang giữ bao nhiêu, đồng hồ đang ở số mấy, ai còn nợ bao nhiêu. Từ ngày chốt trở đi dùng phần mềm như bình thường; cuốn sổ cũ cất lại để tra khi cần.
Mỗi người thuê còn nợ có một phiếu Nợ cũ đúng bằng số trong sổ — không tính lại điện nước, không cộng phí trễ hạn. Phiếu hiện trong mục Còn nợ, thu dần và in được như phiếu thường. Quên chưa ghi thì mở hợp đồng, bấm Ghi nợ cũ.
Sổ doanh thu tính theo cả năm. Bắt đầu dùng giữa năm thì vào Báo cáo → Sổ thuế, mở mục Doanh thu trước khi dùng phần mềm và nhập tổng tiền đã thu từng tháng theo sổ tay. Mục này chỉ thêm dòng vào sổ, không tạo phiếu hay công nợ.
Vào Phiếu thanh toán → Nhập lịch sử:
Nếu bạn đã nhập kèm tên khách ở bước 3 thì hợp đồng đã được lập sẵn, bỏ qua bước này.
Chốt chỉ số trước, lập phiếu sau. Có hai đường nhập chỉ số, dùng đường nào cũng được:
Mở Chỉ số điện hoặc Chỉ số nước, chọn kỳ, rồi gõ số mới cho từng phòng trên cùng một màn. Nhanh khi đi chốt cả dãy.
Mở chi tiết phiếu thanh toán và nhập chỉ số ngay tại đó. Hợp khi chỉ sửa lại một phòng.
Ghi nhận hai lần trên cùng một phiếu: một lần tiền mặt, một lần chuyển khoản. Phiếu cộng lại và tự tính phần còn thiếu.
Cứ nhập đúng số đã nhận. Phần còn lại tự động thành Còn nợ và tháng sau vẫn được nhắc. Không cần ghi cho đủ.
Trang Báo cáo là một danh mục chia theo mối quan tâm, mỗi mục hiện sẵn con số nên nhìn là biết cái nào cần mở.
Tiền thực thu, doanh thu theo tháng và theo phòng, công nợ theo phòng, phiếu quá hạn, phiếu sắp đến hạn.
Phòng đang thuê, phòng trống, tỷ lệ lấp đầy, phòng đang nợ.
Hợp đồng sắp hết hạn, hợp đồng quá hạn chưa xử lý, giấy tờ lưu trú sắp hoặc đã hết hiệu lực.
Mở Sổ doanh thu S1a-HKD, chọn năm rồi in hoặc tải CSV — đúng mẫu Thông tư 152/2025.
Tranh cãi hay gặp nhất lúc trả phòng là "cái này hỏng từ trước". Phụ lục bàn giao ghi từng món, tình trạng lúc giao và mức đền bù hai bên thoả thuận trước, nên lúc trả phòng chỉ việc đối chiếu lại.
Vẫn lập được. Phần mềm gọi tờ đó là Biên bản xác nhận hiện trạng và ghi theo ngày lập, không giả vờ là lúc mới giao phòng.
Ý kiến hiện ngay trên phụ lục. Bấm Mở lại để sửa, sửa cho đúng thực tế rồi chốt lại. Khi người thuê đã xác nhận thì không mở lại được nữa — thay đổi gì thì lập phụ lục bổ sung.
Bản nháp chưa có món nào thì bấm Bỏ bản nháp. Phụ lục chưa có món thì không chốt được.
Mỗi sự cố là một phiếu, theo từ lúc báo tới khi sửa xong: ai báo, giao cho ai, hẹn ngày nào, tốn bao nhiêu, ai chịu. Phòng nào hay hỏng, tháng nào tốn kém đều xem lại được.
Thay vòi nước phòng 101: vật tư 250.000đ, công thợ 150.000đ, người thuê làm gãy nên chịu 100.000đ.
Phần mềm ghi 400.000đ vào mục Chi phí của tháng sửa xong, và tự cộng 100.000đ vào phiếu thu kỳ tới của phòng 101. Bạn không phải nhập lại ở đâu nữa.
Phòng đang có phiếu chưa thu thì có thể chọn cộng ngay vào phiếu đó thay vì chờ kỳ sau.
Trên app LaLa, người thuê vào Phòng của tôi → Báo sửa chữa, chụp ảnh và gửi. Phiếu hiện ngay trong mục Sửa chữa của bạn; người thuê theo dõi được tới khi sửa xong.
Vệ sinh điều hoà, hút bể phốt, bảo trì máy bơm… khai một lần ở thẻ Bảo dưỡng định kỳ với chu kỳ và ngày đến hạn. Tới gần hạn phần mềm tự lập phiếu, bạn không phải nhớ.
Tick Sửa lớn / cải tạo khi hoàn thành. Khoản đó vào Chi đầu tư, không trừ vào lợi nhuận của tháng.
Số việc, tốc độ xử lý, tỷ lệ xong đúng hạn và chi phí theo tháng, theo hạng mục, theo phòng. Nằm ở thẻ Báo cáo sửa chữa và trong Báo cáo & Thuế.
Đây là một cửa duy nhất để kết thúc hợp đồng. Màn hình hiện sẵn ba con số trước khi bạn bấm gì: cọc đang giữ, khách còn nợ, và chênh lệch giữa hai bên.
Cọc đang giữ 1.800.000đ, khách còn nợ 1.000.000đ.
Phần mềm lấy 1.000.000đ từ cọc trả cho phiếu — phiếu chuyển sang đã thu đủ — và kết luận: Phải trả lại khách 800.000đ. Sổ cọc của hợp đồng về 0.
Nếu cọc không đủ, màn hình hiện Còn phải thu khách đúng số còn thiếu.
Màn kiểm tra liệt kê đúng các món đã bàn giao, kèm tình trạng lúc giao. Với từng món, chọn một trong bốn kết luận:
Không thu gì.
Cũ đi do dùng đúng cách. Không thu tiền — phần mềm không cho nhập số tiền ở kết luận này.
Phần mềm điền sẵn mức đền bù đã thoả thuận × số món hỏng; sửa lại được theo chi phí thực tế. Nên chụp ảnh làm bằng chứng.
Tính như món hỏng, theo số món bị mất.
Lưu CCCD hai mặt, ngày hết hạn visa với khách nước ngoài, và tình trạng khai báo tạm trú. Trang Tổng quan nhắc trước khi giấy tờ hết hiệu lực.
Trong chi tiết hợp đồng, tải ảnh giấy tờ liên quan — bản hợp đồng đã ký, biên bản bàn giao, ảnh hiện trạng phòng.
Ghi biển số xe của từng người thuê. Xe gắn với người nên khách gia hạn hợp đồng là xe vẫn còn, không phải nhập lại.
Một lịch ngắn để công nợ và báo cáo luôn khớp với thực tế.
Bấm vào tên bạn ở góc dưới cùng menu bên trái để mở Gói & Thanh toán, Cấu hình, Hướng dẫn sử dụng và Đăng xuất.
Xem hạn mức phòng của gói hiện tại, thời hạn còn lại và nâng gói khi số phòng vượt quá.
Mở chothue.lalavietnam.com bằng trình duyệt điện thoại, hoặc tải ứng dụng LaLa Omni để ghi thu tiền và chốt chỉ số ngay khi đi thu.
Đổi cơ sở bằng bộ chọn ở đầu trang, không cần đăng xuất.
Khi báo lỗi hoặc hỏi cách làm, cho chúng tôi biết: tên cơ sở, phòng nào, bạn đang làm thao tác gì, và ảnh chụp màn hình nếu có. Ba thông tin đó thường đủ để trả lời ngay trong lần đầu.
Hotline: 0856317886